Vous télétravaillez ? Voici 10 outils essentiels pour garder votre équipe soudée.
Être connecté et performant en étant chez soi.

Avant même que le Coronavirus ne vienne perturber la planète, le travail à distance est passé du statut d'exception à celui de standard .


Les entreprises, grandes et petites, continuent d'adopter le télétravail - même les start-ups sont de la partie. Le travail à distance étant la nouvelle tendance, la collaboration est également considérée comme la nouvelle norme ; les employés ne sont plus censés travailler de manière indépendante. Au contraire, il est plus avantageux de travailler ensemble. Si la collaboration est synonyme d'efficacité et de productivité accrues, il n'en reste pas moins que vous avez besoin des bons outils pour travailler ensemble avec succès.


En particulier, en cette période sans précédent où le travail à distance est une première pour certaines entreprises qui n'ont pas encore adopté cette politique, des défis peuvent rapidement survenir. Odoo dispose de plusieurs applications pour aider votre équipe à rester connectée pendant la transition vers le travail à distance. De la messagerie instantanée au suivi des tâches et de la productivité, en passant par les discussions en ligne du service client et les SMS, Odoo a tout prévu.


Messagerie instantanée

La communication au sein de l'équipe peut être le plus grand défi lorsque votre personnel est à distance.

La boîte de réception Odoo peut être personnalisée autant ou aussi peu que vous le souhaitez. Elle permet une communication transparente entre les membres de l'équipe, les départements et/ou l'ensemble de l'entreprise. Différents canaux de discussion permettent aux gens de discuter du travail, de trouver des idées et de rester connectés tout au long de la journée de travail. Il permet d'envoyer des messages directs (DM) et des fichiers à une seule personne ou à un groupe d'employés, y compris la possibilité d'organiser les conversations en différents canaux.



De nouveaux canaux peuvent être créés pour différentes équipes, différents projets ou tout ce qui est pertinent pour votre entreprise. Dans chaque canal, les membres peuvent se taguer mutuellement, partager des documents et communiquer par appels vocaux. En outre, le robot intégré vous avertit si vous avez manqué des messages importants.  


Odoo Live Chat

Odoo Live Chat s'intègre à votre site Web Odoo pour permettre à votre équipe de chatter avec vos clients en temps réel et de répondre à leurs questions, de planifier des rendez-vous et de vendre vos produits ou services dans le cadre de conversations 1:1. Le widget Odoo peut être personnalisé pour inclure un avatar d'accueil et placer un "message d'absence" pour toutes les questions qui arrivent en dehors des heures de bureau. C'est une grande touche personnelle à ajouter à votre "bureau en ligne" et à votre boutique en ligne.

 




Odoo SMS

Aujourd'hui, les entreprises utilisent un large éventail de méthodes pour interagir avec les clients. D'un système téléphonique VoIP à des courriels personnalisés, la plupart des marques visent à créer une expérience omnicanale qui sert au mieux leurs consommateurs. C'est pourquoi les services d'email, de messagerie, de SMS ou de MI sont devenus une forme de communication très efficace ; un canal que de nombreuses équipes de service client commencent à adopter. Odoo VoIP permet véritablement une communication bidirectionnelle, ce qui signifie que vos clients peuvent répondre à tout message que vous envoyez et que vous pouvez leur répondre directement.


Gestion de projet

Travailler à distance nécessite un outil de gestion de projet de premier ordre car vos employés ont très probablement plusieurs projets en cours à mener à bien. Avec plusieurs projets en cours, vous aurez besoin d'une forme de communication claire pour garder les détails organisés pour vos employés. Odoo Project Management est l'outil idéal pour cela. Si vous ne l'avez pas encore, c'est le moment de le mettre en place. Il vous permet de planifier, de suivre et de collaborer sur des projets d'une manière visuellement simple. Vous pouvez suivre les tâches, les discussions, les documents, la planification, les jalons, la collaboration et bien plus encore, dans un tableau de bord convivial.




La simplicité de la fonctionnalité de glisser-déposer est particulièrement utile pour les projets et la gestion générale du flux de travail au sein des équipes. Il s'intègre à Google Drive, Outlook et Google Calendar, ce qui vous permet de l'utiliser comme point central de collaboration entre les équipes. Il est très flexible et vous permet d'utiliser des tableaux, des listes et des cartes pour planifier vos projets.


Les tâches sont faciles à attribuer et à décomposer, et les mises à jour de l'état d'avancement du projet sont disponibles en un coup d'œil. Une fois que vous avez créé un nouveau tableau pour vos projets, vous pouvez y ajouter tous les membres de l'équipe concernés. À partir de là, vous pouvez créer des tâches, les attribuer à d'autres membres de l'équipe et partager des documents, le tout dans votre tableau de bord Odoo.


En outre, les chefs d'entreprise peuvent également rester au courant de tous les projets en cours dans l'entreprise ; vous pouvez toujours avoir une vue d'ensemble, voir ce qui est en cours, ce qui est à venir, et qui est responsable de quoi. En outre, les chefs de projet peuvent facilement déléguer le travail, fixer des délais, revoir et évaluer ce qu'il reste à faire.


En fin de compte, pour les employés à distance, l'application Odoo Project Management comprend tous les outils nécessaires pour éviter de manquer les échéances.


Odoo RH

La gestion des ressources humaines est un travail difficile. Elle comprend la gestion des congés, la négociation des salaires, l'organisation de réunions sur plusieurs fuseaux horaires et la gestion des conflits ; avec beaucoup d'activités, il y a plus de risques que les choses passent à travers les mailles du filet.


Odoo HR est une solution de gestion des employés avec des fonctions intégrées de communication d'équipe. Non seulement elle vous offre un moyen de contacter vos employés, mais elle suit également les aspects quotidiens de leur gestion. Avec Odoo HR, vous pouvez suivre les heures de travail de vos employés, gérer les plannings et communiquer efficacement avec eux dans des chats d'équipe. L'application est facile à personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise. 




Profils des employés

Pour s'assurer que la communication au sein de l'entreprise reste forte et connectée, il est essentiel de s'assurer que vos employés se connaissent. Qu'une entreprise soit grande ou petite, des difficultés peuvent survenir si un membre ne sait pas qui ou ce que font les autres employés. Cela dit, les employés doivent savoir dans quel département travaillent leurs collègues pour améliorer la communication sur des sujets spécifiques ou poser des questions particulières à la bonne personne.


Avec l'application Employés, les profils des employés fournissent un contexte sur chaque personne au sein de votre organisation. Les membres peuvent lire des informations sur des personnes spécifiques, comprendre leur rôle, leurs intérêts et savoir de qui ils dépendent. En outre, les profils mettent un nom sur un visage, ce qui permet de savoir plus facilement qui est qui au sein de l'entreprise. 


Gestion des tâches

La gestion des tâches et la collaboration peuvent être extrêmement difficiles lorsqu'on travaille à distance avec différentes équipes. Si vous ne disposez pas d'un outil de gestion des tâches efficace, les performances globales de l'entreprise ne seront pas aussi bonnes qu'elles pourraient l'être. Un outil de gestion des tâches qui associe des fonctions de communication stables à des capacités de suivi des missions transformera la façon dont les employés accomplissent l'aspect le plus vital de votre entreprise : leur travail. Sans un système de gestion de projet fiable, les projets peuvent être confus, ce qui peut entraîner une perte de temps pour les membres de l'équipe qui essaient de comprendre ce qu'ils doivent faire. Ces problèmes s'aggravent encore lorsque la direction n'a pas de moyen direct de suivre l'avancement du projet, ce qui la détache de la situation.




La gestion des tâches d'Odoo Project est l'un des outils de communication d'entreprise les plus efficaces par rapport aux autres. Cet outil est facilité de l'exécution à l'achèvement de chaque tâche car il aide les employés et les directeurs à atteindre leurs objectifs avec le plus de succès possible en temps voulu. Les directeurs peuvent directement attribuer des tâches aux membres de l'équipe et suivre leur progression. Ils peuvent également définir des dates d'échéance et des paramètres de priorité, qui apparaissent dans une liste organisée pour toutes les personnes concernées. Grâce à des outils de communication intégrés, la gestion des tâches Odoo aide les employés à savoir qui leur délègue une tâche, à quelle date elle est due et quel est le niveau d'importance pour planifier les projets en conséquence.


Rendez-vous

Les meilleures réunions ont lieu lorsque les gens s'y préparent. Créer un moyen de planifier efficacement vos réunions peut vous donner plus de temps pour vous préparer à la réunion réelle. Cela dit, on peut penser que la planification des réunions est un processus facile, mais le choix de l'heure et de la date de la réunion peut prendre beaucoup de temps. De plus, ce processus implique généralement une chaîne d'e-mails inutilement longue. Les planificateurs de rendez-vous rendent ce processus rapide et facile. Ils vous permettent de sonder vos collègues et amis sur la meilleure date et heure pour la réunion à fixer. Cela permet de faire connaître votre disponibilité aux autres et de vous assurer que vous ne réservez pas deux fois le même créneau horaire. L'application Rendez-vous se connecte à votre agenda en ligne, qui est entièrement intégré à votre agenda Google et Outlook, ce qui facilite la planification des réunions.




L'application vous offre notamment la possibilité d'envoyer des invitations aux personnes que vous devez rencontrer, ce qui vous permet de savoir quel jour et quelle heure leur conviennent le mieux. Elle synchronise tous les rendez-vous confirmés avec votre calendrier et crée un événement sur les calendriers de vos invités. Bien qu'il fonctionne bien pour planifier des réunions avec des individus ou des membres d'une équipe au sein d'une organisation, il est également idéal pour se connecter avec des clients externes, des clients et des collègues.


Gestion des réunions

Les réunions mal planifiées ou inutiles font perdre le temps précieux de votre ressource la plus importante - les membres de votre équipe. Les mauvaises réunions ralentissent les processus, créent de la confusion et engendrent un manque de confiance dans l'organisateur. Cela ne signifie pas nécessairement que vous devez passer tout votre temps à planifier les réunions parfaites ; laissez plutôt la technologie vous aider. Avec Odoo, vous pouvez mettre la plupart du travail derrière la planification des réunions en pilote automatique et vous concentrer sur d'autres choses importantes, la technologie s'occupe du reste.


Créer automatiquement des réunions à partir d'événements dans vos autres applications

Grâce à une automatisation facile, vous pouvez générer de nouvelles réunions à partir d'actions dans vos autres outils de planification et d'organisation. Vous ne vous retrouverez plus jamais à programmer des réunions inutiles.


Recevez un rappel avant le début de votre réunion

Le bon outil de planification des réunions vous aide à inscrire les réunions sur votre calendrier rapidement et efficacement, ce qui vous permet de rester productif. Mais vous ne devez pas vous arrêter là. Une autre façon de rester productif est de recevoir automatiquement des notifications avant le début d'une réunion dans l'application ou l'appareil qui vous convient le mieux.




Non seulement vous pouvez recevoir des rappels dans vos agendas Google et Outlook ou par courrier électronique, mais vous pouvez également recevoir des notifications par SMS aussi longtemps à l'avance que vous le souhaitez avant le début des événements dans votre agenda Google. Tout ce que vous pouvez faire pour rendre votre routine de planification des réunions plus efficace est une victoire pour tout le monde, car cela vous permet de vous concentrer sur la préparation de la réunion plutôt que sur la recherche du bon moment pour celle-ci.


Partagez et collaborez sur les nouvelles notes

Les points à retenir et les mesures à prendre sont les résultats les plus importants de la plupart des réunions. Il est important que vous n'oubliiez pas de les partager avec votre équipe. Cela dit, vous pouvez automatiser ce processus, de sorte que vous n'ayez plus à y penser.




Envoyez les comptes rendus de réunion aux bonnes personnes

Prendre des notes et les envoyer aux bonnes personnes peut prendre du temps, ce qui donne l'impression de perdre du temps. Ne laissez pas cela vous faire perdre votre temps. Après avoir pris des notes pendant votre réunion, Odoo peut les envoyer à votre équipe (et à votre superviseur) pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.


Marketing par e-mail

L'email marketing est un excellent moyen de rester en contact avec vos clients. Les modèles faciles à personnaliser peuvent vous aider à créer une newsletter attrayante contenant des informations pertinentes, des mises à jour commerciales et du contenu divertissant. L'e-mail est également l'un des meilleurs moyens d'atteindre quelqu'un. Le marketing par courrier électronique est 40 fois plus efficace pour atteindre votre consommateur cible que Twitter ou Facebook. Pendant que votre magasin est fermé, utilisez votre bulletin d'information pour partager du contenu qui divertit les gens ou les maintient engagés avec votre marque. Le marketing par e-mail est équipé pour vous aider à créer quelque chose qui génère un taux d'ouverture élevé.


Marketing social

Que vous gériez les médias sociaux pour votre entreprise ou que vous essayiez de créer une marque personnelle, la gestion de toutes les plateformes de médias sociaux peut représenter une énorme responsabilité. Vous pouvez être en train de créer une page Facebook, d'essayer d'améliorer votre profil LinkedIn ou d'attendre les mentions de votre entreprise sur Twitter. D'autre part, de nombreux clients ont automatiquement recours aux canaux de médias sociaux pour rester en contact avec les entreprises. Vos pages Twitter, Facebook et LinkedIn sont l'endroit par défaut où ils se rendront pour savoir si vous êtes ouvert, si vous vendez ou si vous acceptez les retours.





Une équipe travaillant à distance est susceptible d'avoir un emploi du temps assez varié. Pour vous assurer que le marketing social n'est pas laissé de côté et que votre marketing de contenu reste sur la bonne voie, vous pouvez utiliser le marketing social pour programmer les publications à l'avance, afin qu'elles soient toujours publiées au bon moment. Grâce au marketing social, votre équipe peut répondre simultanément aux commentaires, aux messages directs et aux publications sur lesquelles votre entreprise a été étiquetée, afin de répondre à toutes les questions et préoccupations. Le marketing social vous permet de :


Partager du nouveau contenu

L'un des meilleurs moyens de créer une communauté stable sur n'importe quel réseau social est de partager du contenu que vos adeptes trouveront intéressant.




Publier et relayer du contenu

Vous avez rédigé un excellent article. Il est maintenant temps de vous assurer que votre public le voit, quelle que soit la plateforme qu'il utilise. Il est fastidieux de partager du contenu sur plusieurs plates-formes, mais avec le marketing social, vous pouvez effectuer des publications croisées automatiques entre tous vos comptes de médias sociaux.


Surveiller votre marque en ligne

Le suivi des mentions de votre marque en ligne peut s'avérer fastidieux lorsqu'on utilise plusieurs outils et qu'on passe au crible des pages et des pages de liens pour trouver les mentions légitimes de la marque. Le marketing social peut vous aider à surveiller les réseaux sociaux de manière automatique.




Stocker en cloud des documents et des fichiers

Lorsqu'il s'agit de travail à distance, la collaboration ne se fait pas seulement par le biais de la conversation vidéo, mais aussi sur des fichiers. C'est pourquoi il est impératif de disposer d'une application qui permette aux parties prenantes du projet de partager et de modifier des fichiers avec leurs équipes à distance. C'est là que les applications de stockage en nuage comme Odoo Documents peuvent s'avérer utiles. En déplaçant tous vos fichiers vers le cloud, cela garantit à votre équipe un accès ininterrompu aux documents, feuilles de calcul, présentations, vidéos et autres documents pertinents.




Avec Documents, vous pouvez stocker plusieurs versions de tous vos documents et contrôler les droits d'accès pour vous assurer que chacun a accès à ce dont il a besoin. Vous avez également accès à l'historique des modifications des fichiers pour savoir qui a modifié quoi. En outre, il est plus facile de collaborer en temps réel et d'éviter d'envoyer des versions modifiées des documents dans les deux sens. C'est également un excellent moyen d'organiser le travail des freelances et de votre équipe à distance lorsqu'ils doivent soumettre des projets.


Facilitez la signature des documents

Même si les stylos à encre et le papier semblent appartenir au passé, les signatures ont toujours du poids et concrétisent les transactions commerciales. Vous pouvez simplifier le processus et automatiser la signature de documents à l'encre numérique, et moderniser cet aspect ancien de l'entreprise.


Suivi du temps et productivité

L'un des défis du travail à distance est que les employeurs et les clients veulent savoir que le travail est fait et que la productivité est au rendez-vous. Dans le même temps, les employés ne veulent pas être soumis à des contrôles constants et ne veulent pas non plus avoir l'impression que quelqu'un veille sur eux. C'est là que l'utilisation d'un outil de suivi du temps est utile.




C'est un excellent moyen pour les entreprises de mesurer la productivité des employés, mais aussi de les tenir responsables de leur travail. Du côté des employés, en particulier pour les freelances et les entrepreneurs indépendants, le logiciel de suivi du temps peut s'avérer essentiel lorsqu'il s'agit d'envoyer les factures à la paie. Toutes les parties concernées bénéficient d'un suivi impartial du temps et de la productivité.




Conclusion - Le travail à domicile est là pour rester

Le blocage du virus Corona a montré que le travail à distance est possible à une échelle bien plus grande que ce que de nombreuses entreprises avaient prévu. Les conditions de travail flexibles sont en train de devenir une nouvelle norme, et ce changement est perceptible dans la culture du travail. Même une fois la pandémie passée, on s'attend à ce que le travail à domicile devienne la norme et que de nombreux employés souhaitent travailler à distance, au moins une partie de la semaine. D'autre part, les employeurs, les gestionnaires et les fondateurs se rendront compte que le bureau à domicile peut réellement favoriser la productivité. Grâce à des outils, des ressources et des technologies de pointe, il n'a jamais été aussi simple de mettre en place un environnement de travail professionnel à domicile qui favorise l'efficacité.


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