Module Facturation Odoo - Comment créer facilement sa première facture


 

Dans notre précédent article nous avons vu comment configurer nos premiers articles et créer nos premiers clients de façon basique, aujourd’hui nous allons voir comment créer notre première facture en prenant toutes les précautions nécessaires.

Où créer sa première facture sur Odoo ?

Retournons sur l'interface principale du module Facturation. Afin de créer une facture j'ai deux possibilités : directement sur l'interface principale où je peux cliquer sur « CRÉER » ou bien me rendre sur « Clients » puis « Factures » et après « CRÉER ».


 

Configuration de la première facture

Attention, ne nous précipitons pas nous devons tout d'abord déterminer un point essentiel : le séquençage des factures. C'est à dire le numéro de votre première facture.
Depuis 2018, la loi anti-fraude impose un séquençage continue des factures, évitant ainsi l'annulation ou la suppression de factures transmises aux clients. Il vous faudra donc poursuivre le séquençage de vos factures chaque mois et chaque année. Cela signifie que votre première facture doit d'être la 1 et si votre facture du 31 décembre est la numéro 100 alors celle du 1er janvier sera la numéro 101. Vous aurez cependant toujours la possibilité de rajouter un préfixe comme l'année en cours par exemple ainsi notre facture du 31 décembre 2021 sera la numéro 2021/100 et celle du 1er janvier 2022 sera la 2022/101.

Attention Odoo étant un logiciel international et les lois n'étant pas les mêmes dans tous les pays, il est possible de séquencer les factures mensuellement, ce qui aura comme effet de séquencer au numéro 1 chaque début de mois. Afin d'être dans la légalité absolue, choisissez donc un séquençage à l'aide d'un préfixe annuel puis directement le numéro de votre facture.

Ensuite pour décider du séquençage de votre première facture sur Odoo vous devrez récupérer le numéro de la dernière facture validée sur votre ancien logiciel. Attention, c'est très important de ne pas doubler un numéro de facture donc ici nous allons dire que nous en étions au numéro 360, nous démarrons donc notre séquençage sur notre nouveau logiciel au numéro 361 en supprimant le mois. Notre première facture sera donc séquencée 2021/0361, gardons une marge d’un 0 afin de pouvoir atteindre le numéro de facture 9999. Il est très important de prendre le temps de bien configurer notre première facture car le séquençage ne sera plus disponible dès la validation de celle-ci et encore moins sur la prochaine facture.


 

Les premières lignes de la facture

Je vais ensuite commencer à créer ma facture en ajoutant les lignes, il s'agit là bien sûr de l'ajout de mes articles. J'avais choisi donc mon chariot de marche que M Martin m'a acheté ce matin ainsi le « Libellé » est rentré automatiquement. Attention le contenu de la case « Article » ne sera pas visible sur la facture, le seul qui le sera est celui « Libellé ». Attention à ce que vous inscrirez.


 

Le prix et la taxe sont automatiquement récupérés sur mon article et est automatiquement rempli, j’insère donc uniquement la quantité que M Martin m'a demandé. Il est possible également d’ajouter une remise, pour cela cliquez sur « les trois petits points », cocher « Disc % » et ajouter la remise qui vous convienne en pourcentage. Ici, j'ai décidé de lui accorder 15%.



J’ajoute également les autres articles que M Martin m'a commandé. J’ai aussi la possibilité d’insérer directement un libellé, par exemple je lui ai fait un cadeau d'une sucette et je veux tout de même la rentrer sur la facture je rentre donc sucette, en quantité « un » et prix « zéro » ou éventuellement je mets « un » comme prix avec un rabais de 100%. Et voilà, j'ai donc la possibilité de créer mes articles avant la facturation simplement en inscrivant un libellé mais qui ne sera pas sauvegardé ou bien encore en créant mon article directement dans la facture.


 
Création d’un article pendant l’édition d’une facture

J'ai par exemple vendu des blocs de construction, que je n’ai pas encore dans la liste de mes articles. Je clique sur « Créer et modifier » et j’atterri ainsi sur l'interface de configuration d’un article. Je choisis donc le prix public, le coût puis je sauvegarde.




Vérification de la facture

Je vais maintenant sauvegarder ma facture et avant de la confirmer je vais faire un aperçu pour être sûr qu’elle est correctement rédigée. Je vois bien :

  • ma société 

  • les coordonnées de M Martin

  • « Draft Invoice » parce qu'il s'agit bien sûr d'une facture en brouillon, nous ne l'avons pas encore confirmé

  • le chalet de marche, le banc de marteau la sucette et le bloc de construction

  • les conditions de paiement

  • les informations nécessaires en bas de page


 

Le mail que le client recevra contient un lien lui permettant de visualiser sa facture sur ce portail.

 Tout est bon, je retourne au mode édition, je vais pouvoir confirmer la facture. Attention avant de cliquer sur ce bouton une fois celle-ci confirmée elle sera inaltérable, vous n'aurez plus la possibilité de la modifier. La structure est maintenant correctement créée et confirmée, je vais pouvoir l'envoyer à mon client. J'ai la possibilité de l'envoyer directement par mail ou de l'imprimer pour pouvoir lui envoyer par courrier.

 Je clique sur « ENVOYER & IMPRIMER » et je coche uniquement « Email », je décoche tout le reste. L’adresse mail de mon client est d'ores et déjà inscrite et je peux également ajouter des contacts si nécessaire puis modifier le corps du texte ou encore l'objet et quand tout est bon, je clique sur « ENVOYER ».


 

Historique de la facture

Voilà nous avons envoyé notre facture et nous allons pouvoir retrouver en bas de celle-ci tout l'historique de modification : elle a été créée, nous avons modifié son montant, le libellé avait été changé, la facture a été validé et a bien passé du statut brouillon à comptabilisé.  J’insiste sur cette notion de validation qui rend votre facture inaltérable. Nous voyons ensuite le mail que nous avons envoyé à notre client et ensuite que celle-ci est bien devenue une facture envoyée.


 

Lorsque je retourne sur l'ensemble des factures, j'y trouve donc ma facture 0361 pour M Martin avec son total de 193,80 euros TTC, son statut est bien « comptabilisé » et on voit qu’elle n'est pas payée pour le moment.


 

 Et voilà nous avons créé notre première facture sur Odoo. Pour suivre pas à pas ces étapes, je vous invite à visionner la vidéo réalisée par Alison sur notre chaine Youtube. Cet article en est un extrait !

 
 

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 A très bientôt sur Omydoo.

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