Digitaliser votre entreprise
Meilleures pratiques pour utiliser l'application Documents


En moyenne, 15 % des revenus des organisations impliquent la création, la gestion et la distribution de documents. Un employé de bureau utilise en moyenne 10 000 feuilles de papier par an. Et, pour couronner le tout, 45 % du papier imprimé dans les bureaux finit à la poubelle à la fin de la journée.


Avant de passer à une entreprise 100% sans papier, voici comment les documents étaient approuvés/signés dans notre entreprise :

Céline, recevait un document par e-mail.

  • Elle l'imprimait.

  • Elle se rendait dans le bureau d'un responsable pour demander une signature.

  • Soit elle interrompait le manager pour signer directement le document, soit elle devait revenir plus tard.

  • Elle est retournée à son bureau et a scanné le document.

  • Ensuite, le document devait être téléchargé dans notre système de gestion des documents.

  • Enfin, elle a dû trouver l'e-mail du demandeur et envoyer le PDF.

Pendant des siècles, le papier a été la principale source de communication. Mais, aujourd'hui, il est devenu plus un handicap qu'une aide. Si l'on fait le total, nous perdons, en moyenne, 33 minutes de travail par document, sans compter le temps d'achat du papier et les imprimantes à entretenir.

Devenir une entreprise sans papier n'est pas seulement bon pour l'environnement, mais cela augmente aussi notre efficacité, gaspille moins de ressources et accélère le traitement des documents.

Désormais, la même demande de signature est possible en 2 minutes en moyenne, et en 5 clics maximum :

  • Céline transmet l'e-mail à la passerelle de documents.

  • Elle glisse et dépose les zones qui doivent être remplies par le manager, et clique sur "Envoyer".

  • Le manager peut compléter le document et le signer en un clic.

Le reste est automatisé : le gestionnaire est relancé s'il oublie de signer un document, le PDF final est indexé dans le système de gestion des documents et le document est envoyé aux demandeurs. Le manager peut même signer le document depuis son mobile, ce qui accélère généralement le processus en cas d'urgence.


Traitement des lettres entrantes


Pour organiser notre flux de documents entrants, nous utilisons l'application Documents d'Odoo. Cette application dispose de tous les outils dont nous avons besoin pour traiter les documents par lots : passerelle de messagerie, actions de masse préconfigurées, fractionnement de PDF, aperçus, etc.

Chaque matin, nous poussons tous les documents traités dans le système de gestion de documents de Odoo. Nous pourrions télécharger les documents manuellement, mais la plupart du temps, nous utilisons la passerelle de messagerie. Chaque fois qu'un courriel est envoyé aux adresses électroniques de la passerelle, Odoo crée un document pour chaque pièce jointe. Ainsi, nous envoyons tout sur cette plateforme : des e-mails contenant des documents à traiter, ou des lettres scannées. (les scanners modernes permettent d'envoyer les documents scannés par email).



Pour définir de nouvelles adresses email pour votre boîte de réception, nous utilisons le menu Configuration > Emails & Links depuis l'application Documents. Par défaut, deux adresses e-mail sont définies : documents@yourcompany.com pour la boîte de réception principale, et finance@yourcompany.com pour les documents à traiter par le service comptable et financier, tels que les factures des fournisseurs. Nous vous recommandons d'attribuer une adresse électronique à chaque service qui traite des documents entrants.

La bonne nouvelle est qu'il n'y a rien de technique à configurer si vous utilisez Odoo online ! Il suffit de configurer une nouvelle adresse électronique dans l'interface, et cela fonctionne immédiatement - pas besoin de configurer un serveur de messagerie.


Organiser l'information dans chaque département


Nous utilisons des espaces de travail pour organiser les informations par département : administration, finances, ressources humaines, etc. Dans chaque espace de travail, nous utilisons des balises pour gérer le statut du processus du document. De cette façon, il est facile de voir si vous avez des documents à traiter (3 dans la boîte de réception de l'exemple suivant).


Lors de la configuration de nos espaces de travail, nous avons dû définir les rôles qui sont autorisés à envoyer des documents par e-mail à l'application Espace de travail. Est-ce limité aux employés uniquement, ou autorisons-nous les fournisseurs à envoyer des factures directement à cette adresse ? Pour limiter les e-mails entrants aux seuls employés, vous devez configurer l'espace de travail à partir du menu Configuration > Espace de travail. Dans l'onglet Droits d'accès d'un espace de travail, définissez le champ Groupes d'écriture sur "Employés".

Lors du traitement des documents entrants, il y a deux flux possibles, que nous les recevions par email ou par la poste. Si nous acceptons ces documents par email, nous transmettons simplement les emails à la passerelle : inbox@yourcompany.com. Pour les lettres ordinaires, notre scanner suit des configurations pour envoyer tous les documents à la même adresse électronique. Après avoir numérisé les documents, nous utilisons les lettres comme papier brouillon.

Périodiquement, notre chef de bureau vérifie ce qu'elle doit faire dans la boîte de réception. Nous avons configuré des actions personnalisées pour chaque service afin de traiter les documents plus rapidement : demander une signature, convertir en facture fournisseur, créer une tâche, envoyer à un autre service, demander une validation, etc.

Lorsque nous sélectionnons un document, ces actions apparaissent dans le menu de droite. Nous pouvons les déclencher en un clic, et une action peut effectuer plusieurs tâches très efficacement.


Pour définir nos actions, nous utilisons le menu Configuration > Actions dans l'application Documents. Pour chaque action, nous devons définir les conditions pour lesquelles l'action est disponible (par exemple, lorsque le document a le tag Inbox), et ce que l'action doit exécuter :

  • Définir les métadonnées sur le document, par le biais des étiquettes, de l'espace de travail, du propriétaire, du contact.

  • Créer une activité à faire pour quelqu'un, maintenant ou dans le futur.

  • Remplir le document et le signer directement.

  • Créer une demande de signature pour quelqu'un d'autre.

  • Utilisez l'OCR et l'IA pour créer une facture.

  • Créer une tâche dans un projet spécifique.

  • Créer un produit à partir de fiches produits, etc.

Nous recommandons que chaque action que vous créez supprime l'étiquette "Inbox" et mette l'étiquette "Done". De cette façon, vous videz continuellement votre boîte de réception en utilisant ces actions en un clic.

                                                       Planifier une démonstration

Nous pouvons également communiquer avec d'autres collègues directement sur le document en cliquant sur l'icône "O". En plus des discussions sur le document, nous pouvons également créer des activités futures. Je m'en sers lorsque je demande à quelqu'un de valider le document ; je crée un rappel à l'avenir pour vérifier si c'est fait.


Traiter des centaines de factures de fournisseurs en une seule fois


Nous utilisons ce scanner au travail : HP LaserJet Pro MFP M148dw. Si vous recevez habituellement un grand nombre de papiers, nous vous recommandons un scanner capable de numériser plusieurs pages à la fois. Nous numérisons des dizaines de pages à la fois et utilisons l'outil Odoo Split pour traiter les documents par lots.

Imaginons que notre service financier doive traiter 50 factures de fournisseurs. Il va tout numériser en même temps, en une seule fois. Comme le scanner suit les configurations pour envoyer le résultat par email, il n'y a rien d'autre à faire que de mettre les papiers dans le rack du scanner.

Dans notre boîte de réception, nous avons un seul fichier contenant plusieurs factures. Pour traiter toutes ces factures en une seule fois, nous utilisons l'outil de fractionnement, en utilisant l'icône des ciseaux.

Nous pouvons même sélectionner plusieurs fichiers et utiliser les outils de division sur tous les fichiers en même temps. Pour ce faire, nous pouvons cliquer sur l'icône de sélection en haut à droite de chaque document. Ou bien, nous pouvons sélectionner le premier document et faire un SHIFT-clic sur le dernier.


Tout d'abord, nous traitons toutes les factures des fournisseurs. Commencez par cliquer sur l'icône des ciseaux entre plusieurs pages appartenant à la même facture. Ensuite, il faut masquer les documents qui ne sont pas des factures fournisseurs afin qu'ils ne soient pas traités.


Une fois cela fait, nous utilisons une action prédéfinie "Convertir en facture fournisseur". De cette façon, toutes les factures sont traitées automatiquement : les documents sont définis avec les bons tags, les formulaires de factures dans la comptabilité, et l'algorithme d'intelligence artificielle d'Odoo remplira tous les champs, avec une précision de 95%.

Odoo ouvrira ensuite les pages restantes, celles que nous cachons pour pouvoir les traiter de la même manière. Dans le dernier enregistrement, nous avons traité 48 documents en 12 clics !


Traitement d'un document à signer


Pour traiter les documents à signer, nous utilisons l'application Odoo Sign, qui est entièrement intégrable avec l'application Documents.

Disons que, dans notre boîte de réception, il y a un contrat pour lequel nous avons besoin de la signature d'un manager. Une fois que nous avons sélectionné le fichier dans le navigateur de documents ou l'outil de fractionnement, nous pouvons déclencher l'action : "Demander une signature".

Ensuite, Odoo ouvre une interface qui nous permet de faire glisser les champs où nous voulons que le gestionnaire remplisse des données. Vous pouvez utiliser différents types de champs comme du texte, des options de frappe, des initiales ou une signature.


Une fois que c'est fait, nous cliquons sur "envoyer" et fournissons l'adresse e-mail du manager. Il pourra lire le document, remplir les champs vides et le signer. Le tour est joué ! Rien d'autre à faire :

  • Pas besoin de le stocker dans votre système de gestion des documents, cela se fait automatiquement

  • Pas besoin de rappeler à votre manager de signer, Odoo crée l'activité suivante pour le lui rappeler périodiquement.

  • Pas besoin d'envoyer les documents signés aux fournisseurs ; ils recevront automatiquement la copie signée si vous les mettez en CC.

Le flux est beaucoup plus rapide que de travailler avec des documents papier car il n'y a pas d'aller-retour entre les différentes personnes. La secrétaire prépare les documents, et le tour est joué. Rien d'autre n'est nécessaire par la suite car Odoo gère le reste du processus.


Pour trouver les gaspillages dans vos processus, cherchez le papier.


Nous avons vu comment nous utilisons l'application Documents pour traiter notre boîte de réception quotidienne. Mais il existe d'autres processus qui peuvent être améliorés parce qu'ils reposent en grande partie sur des documents. Voici quelques exemples :

  • Les dépenses des employés : Pour suivre les billets, vous devriez utiliser l'application Odoo Expenses. Elle vous permet d'enregistrer une dépense simplement en prenant une photo de vos tickets sur votre mobile.

  • Contrats de vente : Utilisez la signature électronique ou les paiements en ligne sur votre commande de vente pour éviter de demander à vos clients de signer manuellement. Si vous vendez à l'aide d'un contrat complexe, vous pouvez utiliser l'application Odoo Sign, et sa fonctionnalité "partager" pour avoir un modèle réutilisable pour chaque client.

  • Achats : Pour gérer les bons de commande, vous pouvez utiliser l'application Odoo Purchase.

  • Processus de fabrication : Utilisez le panneau de contrôle du poste de travail avec des tablettes à chaque poste de travail de votre chaîne de fabrication pour éviter que les travailleurs utilisent du papier pour les feuilles de travail ou les documents de qualité.

Lorsque l'on recherche les inefficacités dans les entreprises, deux aspects des améliorations possibles sont les feuilles de calcul et les papiers. Si un processus repose sur l'un de ces éléments, il y a de grandes chances qu'il puisse être amélioré.


Pour évaluer vos économies potentielles en devenant une entreprise sans papier, consultez l'outil d'évaluation des gains de tempsVous pouvez indiquer le nombre de documents à traiter et vous obtiendrez une estimation de l'amélioration de l'efficacité.

Comme vous pouvez le constater, Odoo 14 peut aider votre entreprise à se développer de différentes manières. Bien sûr, vous pouvez découvrir nos applications en essayant Odoo gratuitement . Ou nous contacter pour une démonstration du logiciel Odoo.




Merci de votre temps et à bientôt sur Omydoo !

Source : Odoo.com


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