Comment créer une facture d'achat / facture fournisseur avec Odoo


Bonjour et bienvenue sur ce nouveau tuto !

Nous sommes sur notre base de données et nous voilà sur interface principale de notre instance Odoo, sur le module Facturation. Comme nous l'avons vu pour notre première facture client, nous allons cette fois-ci, nous rendre sur l'onglet « Fournisseurs » puis « Factures ». Ici, nous retrouvons l'ensemble de nos factures fournisseurs, on entend bien sûr par-là les factures d'achat. Cette procédure est également valable pour les utilisateurs du module Comptabilité de Odoo. L’intérêt d'entrer mes factures fournisseurs sur Odoo sera de suivre les paiements afin d'anticiper nos dépenses et de suivre nos charges au jour le jour.

J’ai donc avec moi ma facture fournisseurs que je vais scanner ou télécharger via ma boite mail par exemple puis je vais l'emporter directement sur Odoo. Ainsi, je vais pouvoir conserver la facture originale à portée de main. Cliquons maintenant sur télécharger et importons de notre facture scannée de notre ordinateur. 

La facture est maintenant importée, en brouillon, on va cliquer dessus pour aller la modifier. J'ai le visuel à droite de mon écran, pour information si vous ne voyez pas le visuel de votre facture sur la droite c'est tout simplement car votre fenêtre est trop petite, élargissez là et vous verrez apparaître votre facture ; c'est très pratique !


J’ai pris ici comme exemple une facture d'expertise-comptable française avec une TVA à 20%. Nous allons maintenant pouvoir créer notre facture sur Odoo. Cliquons sur « MODIFIER » puis choisissons notre fournisseur.



Ici nous allons devoir le créer car nous n'avons aucun contact fournisseur. Commençons donc par écrire son nom puis cliquons sur « Créer et modifier », j'ai la possibilité d'entrer toutes les informations que je possède sur lui.


Le plus important ici est d'entrer son nom et le pays de facturation : inscrire le pays conditionnent la TVA. Je choisis donc « France » pour mon fournisseur. Je clique ensuite sur l'onglet « Ventes & Achats » où je renseigne une nouvelle fois la position fiscale. Je choisis donc « Domestique France ».
A titre indicatif, la France inscrit :

  • Une tva par défaut à 20%

  • Intra, une tva intra en zone union européenne

  • Import, une TVA à l’import à 0%

Je sauvegarde.



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Mon fournisseur est maintenant créé, j'entre maintenant la date de facturation. Il s'agit bien sûr de la date inscrite sur ma facture original, ici, le 10/04/2021. Je la choisis manuellement ou grâce au calendrier ci-dessous. J’ai la possibilité ensuite d'inscrire la date d'échéance et la référence de la facture ou du paiement si nécessaire.

 
Je vais maintenant créer mes lignes. Il est important de comprendre qu'une facture fournisseurs sur dix ne nécessite pas autant de précision que peut en contenir la facture originale. Notre seule obligation sera de créer une ligne par TVA pour que le calcul s'effectue correctement. Sur ma facture actuelle, j’ai bien trois lignes : l'établissement des bulletins de paie, l’établissement de la DSN et l'entrée du personnel. Notons que ces trois lignes ont la même TVA à 20 %. Je vais donc créer une seule ligne de facture.

 J’ajoute la ligne, j’inscris le « Libellé » honoraires comptable avec comme « Quantité » 1 puis j’inscris le prix hors taxe total de la facture 190.

Je vérifie que le mon TTC est bien le même que celui inscrit sur ma facture facture soit 228 euros et que le montant de la TVA éventuellement est bien correct 38 euros. Astuce : il peut arriver que l'arrondi de la TVA diffère d’un centime entre la facture et le calcul effectué par Odoo, vous avez donc la possibilité de modifier manuellement cette donnée en cliquant sur le stylo ici et en entrant manuellement le montant de la tva. A savoir que le montant hors taxes et le montant de TVA doivent être identiques à votre facture originale.

 

Alors je peux maintenant aussi créer des articles pour les produits habituels à prix fixes afin de me faciliter la tâche pour les prochaines factures. Par exemple ici pour mes honoraires comptable qui reviendront chaque mois. Je peux créer un article honoraires comptable.

Je peux ensuite le modifier puis choisir le coût d'achat en imaginant que celui-ci et le montant de la TVA seront toujours les mêmes. Je clique sur « SAUVER » quand je finis.  Sur ma prochaine facture j'aurai la possibilité d'aller chercher directement mon produit, son prix sera automatiquement renseigné ainsi que sa TVA. L'enregistrement de la facture sera beaucoup plus rapide.




Imaginons également que ma facture comporte plusieurs lignes avec des TVA différentes alors j'aurai la possibilité de créer une seconde ligne honoraires comptable où je pourrais choisir la TVA adéquate. Ici 10% par exemple ainsi Odoo calculera l'ensemble de mes TVA à celle à 20% et celle à 10 % et ainsi de suite je pourrais créer autant de lignes TVA nécessaires.

Ma facture est maintenant créée je vais pouvoir la valider.  À savoir une fois validée celle-ci deviendra inaltérable tout comme les factures de vente. Vous n'aurez plus la possibilité de la modifier, prenez donc le temps de bien la vérifier.

Sur l'onglet « Fournisseurs » puis « Factures », je retrouve maintenant ma facture « comptabilisé » mais « non payé ». Nous avons donc créé notre première facture fournisseurs


L’océrisation

A savoir également Odoo propose en achetant des crédits la possibilité d'utiliser l'océrisation. Qu'est-ce que c’est et bien c'est un dérivé de l'abréviation OCR pour Optical Character Recognition c'est à dire en français reconnaissance optique des caractères (merci google). En cliquant sur un simple bouton vous patienterai entre 5 à 10 secondes et Odoo lira automatiquement les caractères de votre fichier téléchargé pour remplir les données de votre facture. Ceci vous permettra d'aller plus vite tout en sachant bien une fois de plus qu'il nécessite des crédits soit l'achat de plusieurs crédits pour pouvoir océriser un certain nombre de factures.


Et voilà, nous avons vu comment créer une facture fournisseur sur le module Facturation de Odoo. Pour suivre pas à pas ces étapes, je vous invite à visionner la vidéo réalisée par Alison sur notre chaine Youtube.

A très bientôt sur Omydoo.

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Module Facturation Odoo - Comment créer son premier article et client